Wanneer we een offerte maken voor de catering van een bedrijfsborrel of receptie, krijgen we regelmatig vragen over hoe we het benodigde aantal drankjes inschatten. Klanten vragen ons soms ook waarom we aan het einde van een evenement de niet-geconsumeerde drankjes mee terug nemen. In dit blog willen we u duidelijkheid geven over hoe wij omgaan met drank in onze cateringservice.

Een uitleg van onze dranken -catering

Onze drankenservice bestaat uit verschillende aspecten: logistiek, materialen, drank, drank op de juiste temperatuur houden en daarbij natuurlijk barpersoneel en bedienend personeel voor het serveren van de dranken. Daarnaast bieden we de ervaring om ervoor te zorgen dat al die aspecten goed samenwerken.

Wij zijn geen boodschappenservice. Klanten die alleen drank willen laten bezorgen, wordt aangeraden zich te wenden tot een van de vele online supermarkten.

Gaat het om een borrel, lekker eten met wijn of een bierfeestje?

Hoe schatten we de hoeveelheid drank in die we moeten meenemen? Met meer dan 15 jaar ervaring in cateringservice voor verschillende soorten feesten in en rond Amsterdam, hebben we geleerd hoe we globaal de benodigde drank voor een receptie of feest kunnen inschatten. Nooit exact want ondanks jarenlange ervaring,blijft de drankconsumptie moeilijk voorspelbaar.

Op een evenement waarvan je schat dat de meeste aanwezigen de voorkeur geven aan bier, kan het zijn dat wijn harder loopt dan we hadden verwacht, en dus brengen meer dan genoeg drankjes mee om aan de veilige kant te blijven. Dit doen we om goed voorbereid te zijn, in de hoop dat we, wat er ook gedronken wordt, van alles voldoende bij ons hebben en een goede service kunnen leveren. Vanuit die benadering brengen we, veel meer drank mee dan dat nodig is. 

We offreren drank als cateringservice en niet als bezorgproduct

Dankzij onze aanpak zijn we, in meer dan 15 jaar catering nog (bijna) nooit zonder drank zijn gekomen tijdens een evenement. Dus met de bovenstaande service in gedachten, zal het duidelijk zijn dat de prijs die we onze klanten offreren voor catering van drank niet de waarde van de dranken zelf weergeeft (dit kan relatief goedkoop in de winkel worden gekocht). We offreren u een prijs voor de totale kosten van het organiseren van de complete catering. Met de daarbij de gemoedsrust voor u als klant dat alles goed geregeld is.

Waarom laten we de drankjes die niet zijn genuttigd niet staan?

Zoals hierboven uitgelegd, nemen we voor de zekerheid altijd veel meer mee dan nodig is. We doen dat om er zeker van te zijn dat we u de service kunnen leveren zoals afgesproken, gedurende het specifieke tijdsbestek en voor het aantal gasten dat naar verwachting naar het evenement zal komen.

Variabelen bij het berekenen van het aantal drankjes

We kunnen zeggen dat een evenement grofweg 3 variabelen heeft voor het berekenen van drank: aantal gasten, de duur en het type feest. Daarnaast zijn er nog andere aspecten om rekening mee te houden, zoals ‘wie’ er aanwezig is, de dag van de week dat het evenement plaatsvindt, de agenda van het evenement, de temperatuur tijdens het evenement… etc.

Een rekenvoorbeeld voor een borrel van 2 uur met 100 gasten

Voor degenen onder jullie die van plan zijn zelf een feest te organiseren en op zoek zijn naar een basis rekenvoorbeeld, hebben we een schema gemaakt.

We gaan ervan uit dat in het eerste half uur de gemiddelde gasten 2 drankjes zullen drinken, en daarna 1 drankje voor elk half uur dat volgt. Voor een feest met 100 gasten dat 2 uur duurt, hebben we 5 drankjes x 100 gasten nodig, dus in totaal 500 drankjes.

Deze lijst hieronder laat zien hoe wij, bij een doorsnee publiek, deze 500 drankjes normaal gesproken zouden opsplitsen. Voor het gemak van de schatting zijn we ervan uitgegaan dat van degenen die alcoholische dranken drinken de helft voor bier zou kiezen en de andere helft voor wijn