Dus, je werkt voor een internationaal techbedrijf met een klein kantoor in Amsterdam en je wilt je eerste grote of belangrijke meetup of conferentie plannen? En met een beperkt budget? Hier is hoe je kunt beginnen.
Stappenplan voor het plannen van je budget-event
De locatie buiten het stadscentrum
Je hebt geen chique locatie te midden van de Amsterdamse grachtengordel nodig. Het is wellicht leuk maar jij en je gasten zullen het grootste deel van de tijd toch binnen zijn. Zoek in plaats daarvan collega-tech bedrijven met hoofdkantoren rondom de stad en kijk of ze evenementruimtes beschikbaar hebben voor verhuur. Soms krijg je een geweldige deal—of zelfs een gratis ruimte als je geluk hebt!
Wees slim met je eventdata
Als je de kosten laag wilt houden, vermijd dan de piekmaanden. Alles in mei, juni, september of december zal duurder zijn. Probeer te mikken op een “rustige” periode—dat scheelt een hoop geld. Geloof me, locaties, hotels en catering zullen allemaal goedkoper zijn.
Kies Amsterdamse sprekers
Amsterdam is de thuisbasis van veelbelovende startups en scaleups met ongelooflijk veel en divers talent. Trek je stoute schoenen aan en neem contact op met het opkomende talenten van deze bedrijven. Velen van hen grijpen de kans om zich te profileren en inzichten te delen. Dit is ook veel goedkoper dan sprekers uit andere landen laten invliegen.
Maak gebruik van je lokale netwerk
Neem contact op met eventmanagers bij andere Tech bedrijven in de stad. Laat ze weten waar je mee bezig bent, en ze hebben waarschijnlijk geweldige tips, ideeën of zelfs contacten voor leveranciers die je veel geld kunnen besparen. Je stad is de thuisbasis van enkele van de grootste namen in Tech—Uber, Booking, Tesla, Google, Just Eat Takeaway—je weet het wel. Deze bedrijven hebben grote events georganiseerd, dus maak gebruik van die kennis!
Denk aan transport
Rondreizen in de stad is eenvoudig op een huurfiets. Deze kunnen vrij goedkoop op veel plaatsen worden gehuurd. De meeste fietsverhuurbedrijven brengen de fietsen naar je evenementlocatie. Als je grote groepen deelnemers moet vervoeren, kun je een paar minibussen huren van een van de vele busbedrijven in Amsterdam.
Kies de juiste event cateraar
Eten is belangrijk! Kies een Amsterdamse evenementen-cateraar die niet alleen binnen je budget past, maar ook weet hoe de catering van grote evenemenetn aangepakt moet worden. Bonuspunten als deze zich richt op gezonde opties en rekening houdt met de dieetwensen van je gasten. Belangrijk want veel tech fans eten veganistisch, glutenvrij of koolhydraatarm.
Begin zo vroeg mogelijk
Als je kunt, begin dan zes maanden tot een jaar van tevoren met plannen. Hoe eerder je deals sluit, hoe beter je kansen om binnen budget te blijven. Bovendien heb je dan meer flexibiliteit om te onderhandelen.
Succes met de planning en veel geluk met je tech-event!